Herzliche Glückwünsche! Sie haben einen Job gewonnen, hart gearbeitet, um eine großartige Website zu erstellen, und der Kunde ist von den Ergebnissen begeistert. Wäre es nicht schön, bezahlt zu werden?
Auch wenn die Fakturierung nicht besonders spannend erscheint, ist sie zweifelsohne einer der wichtigsten Bereiche für jedes Unternehmen. Ihre Rechnung spiegelt Ihr Branding wider, verstärkt Ihre Professionalität, ist eine zusätzliche Verkaufsstelle, um mehr Arbeit zu gewinnen, und am wichtigsten, Sie werden bezahlt. Mach es falsch, und du wirst nicht lange im Geschäft sein.
Viele Freiberufler und Kleinunternehmer haben Schwierigkeiten, Rechnungen zu erstellen, vor allem diejenigen, die alles selbst für ihr Geschäft tun.
Im folgenden Beitrag werde ich versuchen, diesen Prozess sowie einige damit in Zusammenhang stehende Begriffe und Praktiken zu klären, ohne dabei den Jargon der Buchhaltung zu vernachlässigen. Außerdem gebe ich Ihnen 10 schöne Rechnungsvorlagen, die Sie sofort anpassen und verwenden können, und ich werde Ihnen einige großartige Tools zeigen, die Ihnen das Leben erleichtern und Ihnen helfen werden, wie ein Profi zu fakturieren.
Eine Rechnung oder Rechnung ist ein vom Verkäufer ausgestelltes Handelsdokument, das vom Käufer erhalten wird und Details wie Preise und Mengen der Waren, Zahlungsmethoden und die maximale Zahlungsfrist des Käufers enthält.
Der Verkäufer ist der Verkäufer oder Dienstleister, während der Käufer der Kunde oder Kunde ist.
Dieses Dokument ist für beide Parteien wichtig, da der Verkäufer eine Kopie als Aufzeichnung seiner Verkäufe aufbewahren muss und der Kunde eine Kopie als Aufzeichnung seines Kaufs aufbewahren muss.
Das Senden einer Rechnung zeigt an, dass "jemand Ihnen Geld schuldet", und eine Rechnung zu erhalten bedeutet, dass "Sie ihnen Geld schulden".
Das Aussehen und die Sprache Ihrer Rechnungen sollten mit dem Rest Ihres Brandings und der Nachricht übereinstimmen, die Sie übermitteln möchten. Es sollte zu Ihrem Visitenkarten-Design, Briefkopf, Slogan, sogar Ihre Website Farben passen.
Obwohl die Rechnungsstruktur branchenabhängig ist, müssen einige allgemeine Elemente und Regeln befolgt werden.
Um dies leichter zu merken, können Sie die Rechnung in 6 verschiedene Abschnitte unterteilen:
Enthält Details über Ihr Unternehmen (oder Ihren vollständigen Namen, wenn Sie freiberuflich tätig sind), Firmenlogo, Kontaktdaten, Zahlungsinformationen usw.
Wenn Ihr Unternehmen einen bestimmten rechtlichen Status besitzt, zum Beispiel wenn es sich in den USA um ein Unternehmen oder in Großbritannien nur um ein beschränktes Unternehmen handelt, sollten Sie die für Ihr Land geltenden Informationen angeben. Das bedeutet in der Regel eine offizielle Adresse und eine Registrierungsnummer, aber die Regeln variieren. Bitte wenden Sie sich an Ihr örtliches Finanzamt.
Wenn Sie in Europa Umsatzsteuer-registriert sind, müssen Sie auch Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben.
Hier können Sie die Rechnungsoptionen wie Ausgabedatum - Rechnungsdatum, Nettobedingungen, Fälligkeitsdatum, Währung und Bestellnummer angeben.
Im Geschäft wird der Begriff Netto 30 verwendet, um Zahlung innerhalb von 30 Tagen anzuzeigen, oder es ist ziemlich häufig zu sehen 10/15, netto 30, die eine andere Möglichkeit ist, 10% Rabatt zu sagen, wenn innerhalb von 15 Tagen bezahlt, und innerhalb von 30 Tagen netto fällig.
Wer sich jedoch weniger mit der Geschäftsterminologie auskennt, weiß vielleicht nicht, was das bedeutet. Je nachdem, wer der Käufer ist, kann es besser sein, stattdessen einfach Englisch zu verwenden: "Bitte beachten Sie, dass die Zahlung am oder vor dem 07.09.2013 fällig ist ".
Bedenken Sie auch, dass die Datumsformate international unterschiedlich sind - Zahlung fällig 07/09/2013 kann die Zahlung im Juli oder September abhängig vom Standort des Kunden bedeuten. Um Unklarheiten zu vermeiden, sollten Sie einen formaleren Ausdruck wie den 9. Juli 2013 berücksichtigen.
Ein weiterer Begriff, der ebenfalls zu Verwirrung führen kann, ist "Nach Erhalt". Freshbooks produziert ein interessantes Studium was besagt, dass viele Leute dies als "wann immer du willst" interpretieren.
Es ist, als ob sie eine Rechnung mit den Worten "zahlbar bei Erhalt" erhalten und sie sofort in den Stapel "Wann immer" ablegen. Stattdessen scheint die Verwendung bestimmter Begriffe wie "21 Tage" den Kunden auf einen bestimmten Zeitrahmen auszurichten und wird Sie tatsächlich schneller bezahlen als die sofortige Zahlung. - Zach Mathew
Dieser Teil enthält den Namen und die Adresse des Kunden, für den Sie eine Rechnung erstellen. Wenn Sie sich an ein Multi-Office-Unternehmen wenden, müssen Sie die richtige Person oder Abteilung angeben. Dies ist möglicherweise nicht die Person, die Sie während des Projekts kommuniziert haben. Um schneller bezahlt zu werden, stellen Sie daher sicher, dass Sie fragen, wer mit Ihnen zu zahlen hat.
Üblicherweise gibt das Wort Rechnung einen Titel an, aber abhängig vom Typ kann es auch Rechnung, Steuerrechnung, Pro-Forma, schnelle Rechnung usw. sein. Im Zweifelsfall bei Rechnung bleiben .
Die Rechnungsnummer ist eine eindeutige Referenz-ID und wird im Falle einer Korrespondenz verwendet. Die Regel besteht darin, niemals dieselbe Nummer für mehrere Dokumente zu verwenden.
In einigen Ländern ist es zwingend notwendig, dass Ihre Rechnungsnummern chronologisch aufsteigen. Aber sie müssen nicht konsekutiv sein. Wenn Sie nicht möchten, dass Ihr Kunde weiß, wie viel Arbeit auf Ihrem Schreibtisch liegt, sollten Sie die Rechnungsnummer jedes Mal um eine Zufallszahl erhöhen, wenn Sie eine neue Rechnung schreiben: Ihre erste Rechnung wäre "00007", die nächste wäre "00012". dann '00014' und so weiter.
Sie können auch Codes in Ihre Rechnungsnummer eingeben, um Ihre Steuerersparnis zu steuern. Beispielsweise kann 2013-06-WDD-002 als "Zweite Rechnung für Webdesigner-Depot im Juni 2013" übersetzt werden. Das hängt von dir ab; Sei kreativ und finde ein Nummerierungsschema, das am besten zu dir passt.
Die aufgeschlüsselte Liste sollte klar beschreiben, was Sie verlangen - Name / Beschreibung des Produkts oder der Dienstleistung, Menge, Stückpreis, Rabatt (normalerweise in Prozent angegeben), Steuern und Gesamtbetrag.
Die Beschreibung sollte mit den Bedingungen übereinstimmen, die Sie mit Ihrem Kunden vereinbart haben. Daher sollten Sie so genau wie möglich sein. Überprüfen Sie immer auf Tippfehler, Grammatik- oder Berechnungsfehler, da diese einen schlechten Eindruck hinterlassen und Ihren Ruf schädigen können. In der Tat, überprüfen Sie Ihre Rechnung dreifach, bevor Sie es versenden.
Eine andere Sache, die Sie beachten sollten, ist die Menge und der Einzelpreiseinträge und überprüfen Sie, was die Regeln sind. Zum Beispiel für britische Unternehmen, wenn Ihr Unternehmen Mehrwertsteuer registriert ist HMRC Regeln über Mehrwertsteuer Rechnungen sagen, dass Sie den Preis pro Einheit auf Ihrer Rechnung enthalten.
Wenn Sie stundenweise bezahlen, können Sie die Stundenanzahl und den Stundensatz angeben.
Zwischensummen und Summen mit einer Aufschlüsselung der Steuern sollten unterhalb der Tabelle berechnet werden.
Stellen Sie sicher, dass alles klar ist als Tag, denn wenn der Kunde nicht den Gesamtbetrag identifizieren kann, den er bezahlen soll, ist es sehr wahrscheinlich, dass Ihre Rechnung in den "Deal with later" Stapel kommt.
Dies ist ein Feld für Ihre benutzerdefinierte Nachricht oder Notiz, die Ihre Rechnungsbedingungen genauer beschreibt. Wenn Sie beispielsweise mehrere Zahlungsmethoden akzeptieren, können Sie hier angeben, welche Sie bevorzugen. Ist es ein Scheck, Banküberweisung oder PayPal?
Außerdem ist es ein perfekter Ort, um Wertschätzung zu zeigen. Denken Sie daran, dass es höflich ist und Sie schneller bezahlt werden können. Einige Studien behaupten, dass ein einfacher "Dank" den Prozentsatz der Rechnungen, die schnell bezahlt werden, um mehr als 5% erhöhen kann. In analoger Weise könnte das in viel Geld pro Jahr übersetzt werden.
Obwohl eine späte Gebühr nicht meine bevorzugte Art ist, nach pünktlicher Zahlung zu fragen, bedenken Sie, dass Sie dies hier auch angeben können. Zum Beispiel: "Zinsen sind danach um 5% pro Monat angesammelt".
Ihre Rechnung ist ein verstecktes Marketing-Tool. Stellen Sie sich vor, wie groß es wäre, wenn Sie Ihr Dokument unter vielen anderen hervorheben könnten. Ich persönlich interessiere mich mehr für die Zusammenarbeit mit Kunden, die mir kreative Rechnungen schicken. Eine gut gestaltete Rechnung kann Ihnen Freude bereiten.
Um loszulegen haben wir uns eingerichtet 10 Vorlagen für Sie zum kostenlosen Download, Denken Sie daran, Ihr eigenes Branding einzufügen und den Wortlaut für eine effektive Rechnung zu personalisieren.
Wie berechnen Sie Kunden? Welche Tipps würdest du teilen, um pünktlich bezahlt zu werden? Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen.
Rechnungen wurden freundlicherweise von Dimitar Stojanov.
Ausgewähltes Bild / Vorschaubild, Rechnungsbild über Shutterstock.