Der ultimative Leitfaden für Design-Meetings
Die Grundidee eines Meetings ist einfach: Wenn zwei oder mehr Personen zusammenkommen, um ein oder mehrere Themen zu diskutieren. Es kann in einer formellen oder informellen Umgebung sein. Es kann sich um Personen innerhalb einer Organisation oder zwischen Personen in mehreren Organisationen handeln.
Das Konzept des Treffens ist uralt. Auf ihrer grundlegendsten Ebene werden Treffen abgehalten, um Menschen zusammenzubringen, um über Dinge zu sprechen. Es kann gute Gründe geben, sich zu treffen und schlechte Gründe für Treffen zu haben, die wir beide besprechen werden.
Es gibt auch verschiedene Arten von Treffen, von denen einige von Natur aus produktiver sind als andere.
Wann muss ich sie haben?
Es gibt einige gute Gründe, sich zu treffen. Es gibt viele Gelegenheiten, in denen ein Meeting der beste Weg ist, etwas zu erledigen.
Verkaufs- und Kundenbesprechungen sind ein naheliegender Zeitpunkt, an dem Besprechungen notwendig sind. Abgesehen davon gibt es andere gute Gründe für Meetings:
- Brainstorming-Sitzungen : Diese sind oft viel einfacher zu tun, auch wenn das virtuell bedeutet.
- Unterstützung für eine Entscheidung aufbauen : Während Treffen, um Entscheidungen zu treffen, oft Zeitverschwender sind, sind Treffen, um Unterstützung zu bilden, wenn eine Entscheidung getroffen wurde, manchmal eine gute Idee.
- Um etwas Wichtiges abzudecken : Manchmal ist ein kleines Meeting eine gute Möglichkeit, etwas Wichtiges mit einem Schlüsselpersonen zu besprechen. Dies kann insbesondere der Fall sein, wenn die wichtigen Nachrichten nicht besonders positiv sind. Face-to-Face-Interaktion ist oft eine viel bessere Möglichkeit, schlechte Nachrichten zu brechen als etwas Unpersönliches wie eine E-Mail.
Wann man sie überspringt
Meetings sind oft unglaublich ineffiziente Wege zur Kommunikation mit Mitarbeitern, Teammitgliedern und sogar Kunden. Sie können den Arbeitstag auf sehr produktive Weise unterbrechen. Sie können wesentlich länger dauern als geplant. Und oft führen sie zu keiner produktiven Schlussfolgerung.
Wenn es keinen guten Grund gibt, statt anderer Formen der Kommunikation ein Meeting zu führen, sollten Sie besser nach anderen Möglichkeiten suchen, um das Ergebnis zu erzielen, das Sie von einem Meeting erwarten.
Hier sind ein paar schlechte Gründe für Treffen:
- Status-Meetings : Diese werden oft abgehalten, um die Leute darüber zu informieren, was mit etwas passiert, aber in den meisten Fällen ist eine E-Mail oder ähnliche Kommunikation effektiver und verschwendet viel weniger Zeit.
- Aktualisieren von Besprechungen : Wie Statussitzungen werden Aktualisierungssitzungen verwendet, wenn verschiedene Teammitglieder aktualisieren müssen, wo sie sich mit einem Projekt befinden. Und wieder wären E-Mails oder andere textbasierte Nachrichten effizienter.
- Damit alle gehört werden können : Diese Art von Meetings verschlingen oft unglaublich viel Zeit, selbst wenn es gut gelingt. Bitten Sie stattdessen alle, ihre Ideen oder Bedenken einzureichen und dann Wege zu finden, sie anzusprechen (was ein Treffen einschließen könnte).
Jetzt gibt es natürlich Zeiten, in denen Meetings mehr mit sozialen Erwartungen zu tun haben als mit der eigentlichen Arbeit. Dies gilt insbesondere für Kundengespräche. Einige Kunden haben das Gefühl, dass sie Zeit mit den von ihnen eingestellten Personen verbringen müssen, und Sie müssen sich vielleicht damit auseinandersetzen oder den Verlust des Kunden riskieren. In diesen Fällen ist es am besten, einige Follow-up-Kommunikation zu planen, um alles, was in der Besprechung besprochen wurde, zu klären.
Wer sollte einbezogen werden?
Es ist wichtig, dass jede Person, die an einem Meeting teilnimmt, tatsächlich da sein muss und dass jeder, der da sein muss, tatsächlich da ist.
Wenn Sie sich mit einem bestimmten Projekt treffen, sollten alle Beteiligten an dem Projekt teilnehmen. Wenn Sie sich mit Kunden treffen, stellen Sie sicher, dass die tatsächlichen Entscheidungsträger dort sind, wenn es überhaupt möglich ist. Sie möchten direkt mit der Person sprechen, die die Entscheidungen trifft, und nicht mit einem anderen Mitarbeiter, auf den Sie sich verlassen müssen, um genau zu vermitteln, was Sie gesagt haben.
Die Arten von Meetings
Es gibt viele verschiedene Arten von Treffen. Einige sind sehr nützlich, andere weniger.
Interne Besprechungen
Interne Besprechungen, auch Personalsitzungen oder Teamsitzungen genannt, finden in Ihrer Organisation statt. Sie können Ihre gesamte Belegschaft (selten eine gute Idee) oder nur bestimmte Schlüssel-Teammitglieder einschließen.
Interne Besprechungen können aus verschiedenen Gründen durchgeführt werden, meistens werden sie jedoch abgehalten, wenn Informationen innerhalb einer Gruppe ausgetauscht werden sollen.
Es gibt einige gute Gründe, interne Meetings abzuhalten:
- Brainstorming-Sitzungen
- Zielsitzungen
- Teambuilding (diese werden oft außerhalb des Büros abgehalten, wenn auch nicht unbedingt)
- Große Bildertreffen (normalerweise nur einmal im Jahr oder so)
Die meisten Meetings neigen jedoch dazu, Zeit zu verschwenden. Es gibt oft bessere Möglichkeiten, miteinander zu kommunizieren und effektiv zusammenzuarbeiten, als formelle Meetings abzuhalten, also hüte dich davor, sie als Ablenkung zu benutzen.
Remote- und virtuelle Besprechungen
Virtuelle Meetings werden immer alltäglicher, je mehr Teams und Unternehmen Telearbeiter beschäftigen. Einige Unternehmen operieren ohne etwas anderes als ein virtuelles Büro, was bedeutet, dass sie fast ausschließlich Remote-Meetings haben.
Dies geschieht in der Regel über Tools wie Skype oder andere Webkonferenzdienste. Es gibt auch eine Reihe anderer Remote-Konferenz- und Collaboration-Tools, je nachdem, was Sie tun müssen. Und natürlich gibt es immer das Markenzeichen des Remote-Meetings: die Telefonkonferenz.
Verkaufsgespräche
Verkaufsgespräche werden mit potenziellen Kunden geführt und sind oft eher eine Art "Sie kennen zu lernen". Die Ziele hier sind, den Kunden kennenzulernen und zu überzeugen, dass Sie das richtige Team für den Job sind (oder zumindest nicht das falsche Team).
Verkaufsbesprechungen können in Ihrem Büro, im Büro des Kunden oder an einem anderen Ort wie einem Restaurant oder einem Café stattfinden.
Es gibt ein paar Schlüssel zu Verkaufstreffen, besonders wenn Sie sich irgendwo in der Öffentlichkeit treffen.
- Wenn Sie das Meeting in Ihrem eigenen Büro veranstalten, bieten Sie mindestens ein paar kleine Erfrischungen wie Kaffee an.
- Wenn Sie in das Büro des Kunden gehen, beachten Sie die Kleiderordnung ihres Geschäftssitzes. Sie müssen es zwar nicht unbedingt vollständig abgleichen, aber Sie möchten nicht in einem dreiteiligen Anzug erscheinen, wenn alle in Jeans und T-Shirts sind oder umgekehrt.
- Nehmen Sie Ihre Hinweise von Ihrem potenziellen Kunden bezüglich Essen und Trinken, wenn Sie sich in einem Restaurant treffen. Wenn sie keinen Alkohol bestellen, sollten Sie auch nicht. Selbst wenn dein Klient stark trinkt, solltest du nicht sein. Bleib professionell!
- Erwarten Sie, den Vorsprung aufzuheben, wenn Sie einen Kunden zu einem Restaurant, einem Coffeeshop usw. bringen.
- Es ist eine gute Idee, an ein Verkaufsgespräch zu denken, das ein bisschen wie ein erstes Date ist: Sie möchten eine gemeinsame Basis finden und gleichzeitig einen guten (und genauen) ersten Eindruck vermitteln.
Verkaufsgespräche werden oft als notwendiges Übel angesehen. Einige Leute gedeihen in diesen Einstellungen und können einen Deal mit einem Client ohne Probleme abschließen. Andere Leute hassen sie und meiden sie wenn möglich. Aber leider werden einige Kunden auf diese Art von Treffen bestehen, bevor sie bereit sind, mit Ihnen zu arbeiten.
Treffen mit bestehenden Kunden
Manchmal möchte ein Kunde, mit dem Sie bereits arbeiten, ein Meeting. Dies geschieht oft, um Updates für das Projekt zu erhalten oder wenn sich der Umfang des Projekts ändern muss.
Manchmal treffen Sie sich irgendwo neutral, aber diese Besprechungen finden oft in Ihrem oder im Büro des Kunden statt. Wie bei einem Verkaufsmeeting möchten Sie einige grundlegende Erfrischungen bereitstellen, wenn Sie sich in Ihrem Büro treffen.
Das Kick-off-Meeting ist eine sehr häufige Art von Planungssitzung, die Sie möglicherweise für jeden neuen Kunden benötigen. Zu diesem Zeitpunkt treffen sich der Kunde und das Projektteam am Anfang eines Projekts, um sich gegenseitig kennenzulernen und die Rolle jedes Teammitglieds zu besprechen. In einigen Fällen wird dies nicht bei einem Kunden stattfinden und stattdessen ein internes Meeting sein.
Jährliche Treffen
Jährliche Treffen sind ein wenig anders und sind oft mehr wie Konferenzen als das, was wir als Meetings betrachten. Ein jährliches Treffen bringt alle in einer Organisation zusammen und beinhaltet manchmal Redner, Workshops, Klassen und dergleichen.
Diese sind am häufigsten in großen Unternehmen mit vielen Büros zu finden, obwohl sie auch bei Unternehmen mit verteilten Mitarbeitern eher üblich sind. Es ist eine gute Möglichkeit für Mitarbeiter, die nur selten persönlich interagieren, sich zu verbinden und die interne Unternehmenskultur zu stärken.
Überlebende Kundentreffen
Kundenmeetings üben mehr Druck auf Sie aus als das durchschnittliche interne Meeting. Sie müssen einen professionellen Eindruck machen, ob es das erste Treffen oder fünfzehnten ist. Es gibt einige Dinge, die Sie tun können, um sicherzustellen, dass Ihre Kundentreffen effektiv sind.
Sie brauchen eine Agenda
Jedes Treffen mit Kunden sollte eine Agenda haben, auch wenn es nur in Ihrem Kopf ist. Meetings werden aus einem bestimmten Grund abgehalten und es gibt bestimmte Dinge, die angesprochen werden müssen. Fragen Sie Ihren Kunden, was der Zweck des Treffens ist (wenn er es verlangt hat), damit Sie ein klares Bild davon haben, was zu erreichen ist.
Setzen Sie wichtige Ziele
Das hängt direkt mit der Agenda zusammen, obwohl es nicht unbedingt dasselbe ist. Ihre Ziele für das Meeting könnten sein, bestimmte Aspekte eines Projekts zu klären oder den Kunden dazu zu bringen, eine Idee, die Sie haben, zu unterzeichnen. In beiden Fällen sorgt das Wissen darüber, was Ihre Ziele in das Meeting bringen, und das Wissen um die Ziele des Kunden für ein reibungsloseres Meeting.
Stellen Sie gute Fragen
In den meisten Kundenmeetings möchten Sie Informationen vom Kunden sammeln, selbst wenn es sich bei diesen Informationen um Feedback zu Ihren Ideen oder Vorschlägen handelt. Indem Sie Ihren Kunden gute Fragen stellen, können Sie herausfinden, was sie wollen und was sie wirklich denken. In einigen Fällen wissen die Kunden selbst nicht, was sie wollen, und nur durch das Stellen von Fragen können Sie sie zu einem Ergebnis führen.
Stellen Sie sicher, dass die richtigen Leute da sind
Wie bereits erwähnt, müssen Sie sicherstellen, dass die wichtigsten Entscheidungsträger eines Projekts bei Ihren Meetings anwesend sind. Ohne sie kann das Treffen keine wirkliche Schlussfolgerung oder Lösung erreichen, und Sie riskieren, in einem endlosen Zyklus von Follow-ups gefangen zu werden.
Bei der Einrichtung eines Kundentreffens ist es in Ordnung, sich zu erkundigen und sogar ausdrücklich zu verlangen, dass bestimmte wichtige Entscheidungsträger anwesend sind (wenn Sie wissen, wer sie sind). Wenn Sie nicht wissen, wer sie sind, dann ist es akzeptabel, zu fragen, mit wem Sie sich treffen, ob es weitere Personen gibt, die am Entscheidungsprozess beteiligt sind und ob sie teilnehmen werden.
Sei vorbereitet
Vorbereitet zu sein ist zweifach. Zuerst müssen Sie sicherstellen, dass Sie über alle Informationen verfügen, die Sie benötigen, um Ihrem Client ordnungsgemäß zu präsentieren. Dazu gehören, falls nötig, visuelle Hilfsmittel sowie eventuell vorhandene Prototypen oder Modelle.
Wenn Sie sich nicht in Ihrem Büro treffen, stellen Sie sicher, dass Sie Zugang zu WLAN haben, wenn Sie Online-Assets anzeigen müssen. Halten Sie einen Sicherheitsplan für alle Fälle bereit. Nichts sieht unprofessioneller aus, als wenn Sie zu einem Meeting erscheinen und Ihnen nicht zeigen können, was Sie versprochen haben.
Zweitens ist es unvermeidlich, dass Ihre Kunden einige Fragen oder Einwände haben, was auch immer Sie treffen. Es ist wichtig, auf diese Fragen oder Einwände vorbereitet zu sein. Es kann manchmal eine gute Idee sein, eine Präsentation vor anderen zu üben, um zu sehen, welche Fragen oder Einwände sie als Vorbereitung haben könnten.
Mache Notizen
Sie sollten sich während eines Kundenmeetings immer Notizen machen. Sie können sich nicht auf Ihr Gedächtnis verlassen, um sich an wichtige Details oder Diskussionspunkte zu erinnern. Schon eine grobe Darstellung dessen, was besprochen wurde, kann hilfreich sein.
Eine Technik, die nützlich sein kann, wenn Sie während des eigentlichen Meetings Notizen machen möchten, oder wenn Sie nur ein paar Dinge notieren können, ist es, sich direkt nach dem Meeting Notizen zu machen. Wenn Sie während des Meetings ein paar Notizen gemacht haben und dann fünf bis zehn Minuten danach brauchen, um diese herauszufiltern und andere Ideen zu notieren, werden Sie wahrscheinlich etwas Wichtiges vergessen.
Senden Sie eine Zusammenfassung nach dem Meeting
Es ist wichtig, dass alle Teilnehmer am Ende derselben Seite sind. Deshalb kann die Zusammenfassung nach der Besprechung ein unglaublich nützliches Werkzeug sein. Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um eine Zusammenfassung des Treffens zu verfassen, insbesondere einschließlich der Schlussfolgerungen, die erzielt wurden, oder aller erforderlichen Schritte.
Legen Sie Folgeaufgaben fest
Wahrscheinlich werden Sie ein Meeting mit einer Liste von Dingen verlassen, die als nächstes erledigt werden müssen. Sofern Sie nicht alle selbst bearbeiten, stellen Sie sicher, dass jede Aufgabe einem Teammitglied zur Vervollständigung zugewiesen ist.
Interne Meetings produktiv gestalten
Bedenkt, dass 37 Milliarden Dollar Lohnkosten Jedes Jahr werden unnötige und unproduktive Meetings für US-Unternehmen verschwendet. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Meetings begrenzen und auf Kurs halten.
Es gibt eine Menge Möglichkeiten, wie interne Besprechungen aus dem Ruder laufen und Zeit verschwenden. Deshalb vermeiden so viele Unternehmen sie vollständig. Aber es gibt einige Schlüssel, um die notwendigen Meetings produktiv zu halten.
Überlege dir das Timing
Wenn Sie Ihre Meetings haben, ist ein sehr wichtiger Teil davon, wie effektiv sie sind. Während das Meeting selbst nur 30 Minuten dauern kann, wenn es die produktivste Zeit an den Tagen Ihrer Mitarbeiter unterbricht, ist es keine gute Zeit. Überlegen Sie sich, ob Sie als erstes am Morgen Besprechungen abhalten (wenn viele Mitarbeiter Zeit damit verschwenden, Kaffee zu trinken und mit ihren Kollegen zu plaudern oder kleinere Aufgaben wie das Nachholen von E-Mails zu erledigen) oder nach dem Mittagessen.
Einige der schlimmsten Zeiten für Meetings sind kurz vor dem Mittagessen (alle sind hungrig und wollen gehen) und am Ende des Tages (die Leute sind mehr darauf konzentriert, ihre Arbeit zu beenden, so dass sie für die Nacht nach Hause gehen können). Am Vormittag und am Nachmittag kann es gut oder schlecht sein, abhängig von den Arbeitszyklen Ihrer Mitarbeiter.
Definieren Sie einen Zweck und eine Agenda
Jedes Treffen sollte einen Zweck haben, der vor dem Treffen definiert werden sollte. Darüber hinaus sollte der Zweck des Meetings mit den Teilnehmern des Meetings geteilt werden, damit sie wissen, was sie erwartet.
Nichts verursacht mehr Stress oder mehr verschwendete Zeit als ein geheimes Treffen, bei dem die Mitarbeiter den Zweck nicht kennen. Dies gilt insbesondere dann, wenn das Unternehmen irgendwelche Änderungen durchläuft oder Probleme in finanzieller oder anderer Hinsicht hat (oder wenn es Gerüchte gibt, Probleme zu haben).
Die Mitarbeiter fragen sich oft, ob das nächste Treffen das ist, in dem sie von Massenentlassungen, großen Änderungen in der Abteilungsstruktur oder den Aufgaben des Arbeitsplatzes erfahren, oder schlimmer noch; das Unternehmen selbst schließt sich. Das nützt ihnen vor dem Meeting nicht mehr, da sie sich Sorgen machen müssen, was das Meeting beinhalten wird.
Eine Tagesordnung für das Treffen sollte vor Beginn der Sitzung versandt werden. Es sollte klar umrissen werden, was diskutiert wird, sowie die Zeit und Länge des Treffens.
Bleib beim Thema
Da Sie eine Agenda haben, ist es einfacher, während des gesamten Meetings am Thema zu bleiben. Wenn die Teilnehmer weitere Themen ansprechen, notieren Sie sie, um sie später zu besprechen, aber weichen Sie nicht von der Tagesordnung ab.
Es kann sogar hilfreich sein, einen bestimmten Teilnehmer zu bitten, die Dinge auf dem richtigen Weg zu halten. Es ist eine wichtige Aufgabe, die Sie erledigen müssen, wenn Sie hoffen, dass Ihre Meetings produktiv werden.
Nur notwendige Leute sollten teilnehmen
Warum die Zeit von Mitarbeitern verschwenden, die nicht auf einem Meeting sein müssen? Nur Personen, die direkt an den Themen des Meetings beteiligt sind, sollten anwesend sein. Manchmal bedeutet dies die Aufteilung in mehr als ein Meeting, sodass die Themen für jeden Teilnehmer relevant sind. Dies ist eine viel bessere Idee als Mitarbeiter, die nur für einen kleinen Teil eines Meetings anwesend sein müssen, eine Stunde ihres Arbeitstages zu verschwenden.
Angemessen vorbereiten
Sobald Sie Ihre Agenda in der Hand haben, können Sie sich angemessen auf das Treffen vorbereiten. Stellen Sie sicher, dass Sie über alles verfügen, was Sie benötigen, und stellen Sie sicher, dass alle Informationen, die Ihre Teilnehmer im Voraus benötigen, vor dem Beginn des Meetings geteilt werden. Das letzte, was Sie tun sollten, wenn das Meeting beginnt, ist es, durch zufällige Notizen zu schauen, um herauszufinden, wo Sie anfangen oder was Sie abdecken möchten.
Deshalb ist es auch wichtig, dass Sie Ihre Agenda mit den Teilnehmern teilen, damit sie auch Zeit haben, sich angemessen vorzubereiten.
Bleib bei der Uhr
Jedes Meeting sollte eine Startzeit und eine Endzeit haben. Diese Zeiten sollten eingehalten werden. Das bedeutet, das Meeting rechtzeitig zu beginnen, auch wenn nicht alle da sind. Es bedeutet auch, das Meeting zu beenden, auch wenn nicht alles abgedeckt wurde. Wenn Sie dies streng durchsetzen, werden Sie effizienter, da Sie weniger wahrscheinlich abschalten, wenn Sie wissen, dass Sie bestimmte Dinge in einem bestimmten Zeitraum durchstehen müssen.
Wenn sich jemand verspätet, nehmen Sie sich keine Zeit für das Treffen selbst, um die Dinge für sie zu besprechen. Es werden nur diejenigen bestraft, die sich bemüht haben, pünktlich zu sein und einen Teil des Treffens zu verschwenden.
Sie müssen auch Ihre Meetings kurz halten. Ein Meeting sollte nie länger als eine Stunde dauern, und es ist eine viel bessere Idee, es auf dreißig oder sogar fünfzehn Minuten zu beschränken. Je kürzer das Meeting, desto einfacher ist es, auf dem richtigen Weg zu bleiben und desto weniger Zeit muss man sich vom Thema entfernen. Es erzeugt auch ein Gefühl der Dringlichkeit bei den Teilnehmern und Sie finden es einfacher, sich schnell durch Themen zu bewegen.
Die einzige Ausnahme von der Regel für kurze Besprechungen ist das Brainstorming. Aber auch diese sollten in kürzere Sitzungen unterteilt werden, um Burnout zu vermeiden. Brainstorming für eine Stunde und dann eine Pause für ein bisschen vor der Rückkehr zu es kann viel produktiver sein als zu versuchen, gerade für zwei oder drei Stunden zu arbeiten.
Teilnahme fördern
Die Treffen sollten die Anwesenden einbeziehen, damit sie eher aufpassen und etwas aus dem Treffen herausholen können. Stellen Sie Fragen, fragen Sie nach Ideen und bitten Sie um Feedback am Ende des Meetings. Es kann auch eine gute Idee sein, nach der Besprechung nach dem Tod einen Bericht von Mitarbeitern anzufordern, damit Sie das nächste Mal etwas verbessern können.
Den Mitarbeitern die Agenda und andere wichtige Informationen vor dem Meeting zu geben, bedeutet, dass sie besser vorbereitet sind, Fragen zu stellen oder Einblicke zu geben, wenn sie gefragt werden.
Nimm gute Notizen
Einer Person in der Besprechung sollte die Aufgabe zugewiesen werden, Notizen zu machen und sie nach Ende der Besprechung an die Gruppe zu verteilen. Während formelle Treffen möglicherweise nicht notwendig sind, sind Anmerkungen immer eine gute Idee.
Ermutigen Sie jeden Teilnehmer, sich Notizen zu machen, aber wundern Sie sich nicht, wenn es einige nicht tun. Manche Leute ziehen es vor, während des Treffens zu absorbieren und achten auf alles, was gesagt wird, und werden sich Notizen machen, nachdem das Treffen beendet ist.
Folgemaßnahmen zuweisen
Am Ende der effektivsten Treffen werden einige Aufgaben erledigt sein. Dies könnte Aufgaben umfassen, die sich aus der Tagesordnung der Sitzung ergeben haben, oder Bereiche, in denen mehr Informationen benötigt werden, um zu einer Entscheidung zu gelangen.
Nehmen Sie sich eine Minute Zeit, um jede der folgenden Aufgaben denen zuzuordnen, die am besten geeignet sind, um sie zu vervollständigen. Indem Sie sie spezifisch zuweisen, werden sie tatsächlich erledigt, und jemand wird rechenschaftspflichtig sein, wenn sie es nicht tun. Andernfalls riskieren Sie, dass das nächste Meeting weniger effektiv ist, da nicht alles aus dem vorherigen Meeting bearbeitet wurde.
Remote-Besprechungen durchführen
Da immer mehr Design-Teams dezentral arbeiten und remote arbeiten, wird das Remote-Meeting immer beliebter. Während viele der gleichen Dinge für virtuelle Meetings gelten, die für persönlich gehaltene Meetings gelten, gibt es einige spezielle Überlegungen.
Zuallererst müssen Sie möglicherweise ein Bildschirmsharing für einige oder alle Meeting-Teilnehmer durchführen. Auch wenn kein Bildschirmsharing erforderlich ist, benötigen Sie möglicherweise ein virtuelles Whiteboard oder etwas ähnliches, um Ideen auszutauschen.
Wahrscheinlich möchten Sie Web-Videos wie Skype verwenden, um Ihre Remote-Meetings persönlicher zu gestalten. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie sich mit Personen treffen, die Sie nicht persönlich getroffen haben.
In kleinen Besprechungen möchten Sie vielleicht die Stummschaltungsfunktion deaktivieren, um alle Beteiligten besser zu beschäftigen. Dies kann jedoch auch eine Ablenkung sein, insbesondere wenn einige Ihrer Remote-Teilnehmer von zu Hause aus arbeiten und andere Dinge im Hintergrund laufen. Überlege es dir, aber halte es nicht für eine harte Regel.
Wie bei Meetings in der realen Welt sollten Sie sich immer an eine bestimmte Zeit und Tagesordnung halten und sicherstellen, dass Sie Ihr Meeting pünktlich beginnen und beenden.
Ressourcen für Ihre Remote-Besprechungen
Google+ Hangouts ist ein kostenloser Dienst von Google, mit dem Sie direkt von Angesicht zu Angesicht sprechen können. Sie können von jedem Gerät aus eine Verbindung herstellen und sogar einen Videoanruf direkt über Google Mail starten.
Skype bietet Gruppen-Video-Chat, der perfekt für Remote-Meetings ist.
Yugma bietet kostenlose und kostenpflichtige Webkonferenzen für große und kleine Unternehmen.
WebEx , von Cisco, bietet virtuelle Meetings ab $ 19 / Monat (obwohl es einen kostenlosen Plan gibt, der bis zu 3 Personen treffen kann). Sie bieten sogar Tools für Web-Training und Events.
Voxwire ist eine einfache Webkonferenzlösung, die auf mobilen Geräten (einschließlich iOS, Blackberry und Android) funktioniert und keine Downloads erfordert.
Spreed bietet Screensharing, Präsentationsunterstützung, Whiteboards mit PDF-Export und mehr.
ReadyTalk bietet Web-, Audio- und Videokonferenzen und bietet sogar "Simulive" automatisierte Webinare.
Mikogo können Sie Meetings veranstalten, Präsentationen halten oder sogar Remote-Support mit sowohl kostenlosen als auch kostenpflichtigen Konten anbieten.
GoToMeeting bietet kostenlose Videokonferenzen und Screenshare für bis zu 3 Personen mit bezahlten Accounts für mehr Nutzer.
GatherPlace ist eine einfache Möglichkeit zur Webkonferenz, die eine 14-tägige kostenlose Testversion bietet.
BeamYourScreen bietet einfache Bildschirmfreigabe für Online-Meetings, Webkonferenzen und mehr.
Vyew bietet visuelle Zusammenarbeit in Echtzeit, ohne dass Installationen erforderlich sind.
Twiddla ist ein webbasierter "Treffpunkt Spielplatz", der keine Einrichtung erfordert und eine kostenlose 30-Tage-Testversion bietet.
Sync.in ist ein Online-Textverarbeitungsprogramm, das Echtzeit-Funktionen für die Zusammenarbeit bietet.
Begleite mich bietet sofortige Bildschirmfreigabe mit unbegrenztem Audio und anderen leistungsstarken Tools.
Lagerfeuer bietet Team-Zusammenarbeit mit Echtzeit-Chat. Sie können Text, Dateien und Code in Echtzeit mit Transkripten teilen.
Zoho Treffen ermöglicht die Verbindung und Bildschirmfreigabe mit anderen Benutzern und umfasst integrierte Audiokonferenzen.
Zünder bietet kostenlose Möglichkeiten, sich zu treffen und zu teilen, und arbeitet mit einer Vielzahl von Plattformen.
Haufen bietet nahtlose Collaboration-Tools für verteilte Teams und ist für mobile Geräte optimiert.
Treffen bietet einfache Meeting-Planungstools und integriert sich in Skype, Hangouts und Lync.
MeetingBurner bietet Webinar und Screensharing-Tools, und es ist kostenlos für bis zu 10 Personen ohne Installation erforderlich.
Fazit
Meetings sind ein kniffliges Thema, das entweder Ihr Geschäft ankurbeln und Ihre Arbeit verbessern kann, oder Ihre Produktivität saugt und viel mehr Probleme schafft, als sie lösen. Es ist eine gute Angewohnheit, effektive Meetings zu planen und Meetings nur dann zu nutzen, wenn sie wirklich notwendig sind, und das ist nicht besonders schwierig.