Der Schlüssel zum Erfolg ist ein kreativer Brief
Es ist eine traurige Tatsache, dass das größte Problem, mit dem Freelancer konfrontiert sind, Meinungsverschiedenheiten mit einem Kunden sind, sobald ein Projekt begonnen hat.
Es scheint - nach der Menge an Problemen zuzuschauen, die beschwerende Designer zu hören bekommen -, dass Begriffe, Änderungen, Anweisungen und Zahlungen oft zu Blockaden für eine reibungslose und erfolgreiche Arbeitsbeziehung werden, was normalerweise eine dauerhafte Beziehung zwischen dem Freiberufler, und Kunde.
Es gibt eine einfache, logische und professionelle Möglichkeit, dass beide Parteien sich vollständig transparent verstehen. Leider ist es ein Schritt, den viele Kreative überspringen.
Wo stehen die meisten Kreativen auf Papier?
Laut einem kürzlich Umfrage , 39% der Designer verlangen von den Kunden nicht, sich auf der gestrichelten (oder irgendeiner) Linie zu melden, um ein Projekt zu übernehmen. Es ist eine ziemlich sichere Annahme, dass ein formeller Creative-Brief eine andere Form ist, die die meisten Creatives nicht verwenden.
Die gleiche Umfrage zeigt, dass Kreative Kunden bevorzugen, die zu Beginn ihres Designprojekts wissen, wonach sie suchen, und bei Designern Punkte sammeln. 51% der befragten Designer betrachten dies als eine der wichtigsten Eigenschaften eines Kunden.
Die Möglichkeit, kreativ zu sein und etwas Cooles zu gestalten, motiviert 62% der Designer, sich für ein Projekt zu entscheiden, verglichen mit 48%, die von fetten Gehaltsschecks beeinflusst werden, und nur 6%, die den Prominenzschlüssel eines Kunden in Betracht ziehen.
48% der Designer geben an, dass das Fehlen von hilfreichem Feedback zu den größten Herausforderungen bei der Arbeit mit Kunden gehört, während 42% auf mangelnde Kundenorientierung hinweisen und 25% unrealistische Erwartungen als Haupthindernisse angeben.
Wie können Designer oder Design-Mitarbeiter all dies erreichen und ihre Rechte und ihre Gesundheit schützen? Die Antwort ist eine kreative Aufgabe.
Warum löst eine kreative Aufgabe Probleme?
Bitten Sie jemanden, einen Vertrag zu unterschreiben, und sie werden in der Regel einen Grund haben, warum sie nicht unterschreiben wollen. Ein Vertrag enthält harte und schnelle Regeln für das Geschäftsende eines Projekts. Die Dauer der Ausführung, Änderungsgebühren, Zahlungen und Nutzungsrechte sind einige der in einem Vertrag aufgeführten Elemente. Mit einer sorgfältigen Formulierung kann ein kreativer Brief auch alle diese Informationen enthalten!
Wenn Sie sich zum ersten Mal im Büro, im Konferenzraum eines Kunden oder beim Treffen der verschiedenen Akteure in Ihrem Unternehmen niederlassen, ist es an der Zeit, sich Notizen zu machen, bestimmte Fragen zu stellen und ... Anforderungen und Grenzen festzulegen.
In einer Firma, die eine sehr große Firma war, setzten wir uns alle zu einem Projektmeeting in den Konferenzraum. Jeder Abteilungsleiter würde auf den Projektumfang und die gewünschten Ergebnisse hören. Wie bei einem Puzzle hing jeder Schritt davon ab, dass jede Abteilung die gesetzten Meilensteine erreichte, damit die nächste Abteilung sie dort abholen und die benötigten Elemente liefern konnte, und so weiter in der Firma, bis es in die Kunstabteilung fiel.
Wenn eine Abteilung mit ihrem Teil zu lange brauchte, wie ein Turm mit einem fehlenden Teil in der Mitte, würde das Projekt anfangen zu stürzen. Leider war es immer die Kunstabteilung, die unter dem Gewicht der von anderen Abteilungen gelieferten Stahlträger der Inkompetenz zerquetscht wurde.
Der kreative Brief, der von der Kunstabteilung verfasst und verschickt wurde, diente dazu, die Verantwortlichen zur Verantwortung zu ziehen. In regelmäßigen Treffen während des Projekts wurde es einfacher, andere Abteilungen zu fragen, wo sie auf ihren Meilensteinen standen und warum sie sich zwangsläufig verspäten. Mit einem sympathischen und starken Projektleiter sorgen Verantwortung und Termineinhaltung dafür, dass Kreative keine Woche Zeit haben, das endgültige Projekt zu erstellen, wenn andere Abteilungen nur zwei Wochen eines zweimonatigen Projekts benötigen.
Es scheint, dass dies bei den meisten Unternehmen das Standardarbeitsverfahren ist. Es ist selten, dass ein Projektmanager Meilensteine fest im Griff haben kann oder wird. Noch seltener gibt es einen professionellen Projektmanager in Unternehmen. In der Regel wird jemand als Projektmanager zugewiesen, und diese haben möglicherweise nicht genug Erfahrung oder die Unternehmensebene, um die strikte Einhaltung von Meilensteinen in einem Projekt zu fordern. In einer Unternehmensumgebung führt dies normalerweise zu Problemen bei der rechtzeitigen Durchführung eines Projekts. In einer freiberuflichen Situation ist Ihre Zeit Ihr Geld, und wenn Sie am Ende eine zusätzliche Woche oder so zu einer Pauschalgebühr arbeiten, versuchen, für zusätzliche Stunden zu berechnen, oder eine extreme Eile zu arbeiten, um eine Frist einzuhalten, ist es eine Verlustsituation für Sie, und kann zu einem Projekt führen, das wahrscheinlich nicht Ihre beste Arbeit sein wird. Am Ende werden Sie die Schuld bekommen, und obwohl unfair, gut ... willkommen im Geschäft!
Also, wie schützen Sie Ihren Ruf, Ihr Einkommenspotenzial und zeigen Sie sich als wertvoller Verkäufer für einen Kunden oder als kompetenter Projektmanager für Ihren Chef? Beginnen Sie mit einem klaren und prägnanten kreativen Brief und einer eisernen Faust! Wenn Sie richtig schreiben, werden die Informationen, die Sie einschließen, nichts unversucht lassen und keine Frage unbeantwortet. Es ist nicht wirklich schwer.
Auf lange Sicht fördert ein vollständiger und klarer Kreativauftrag Transparenz für alle Beteiligten. Das ist eines der Dinge, die Kunden in einem kreativen Projekt schätzen, in dem sie den kreativen Prozess nicht vollständig verstehen.
Wie man anfängt
Der Computer hat uns, wie versprochen, nicht zu einer papierlosen Gesellschaft gemacht. Digitale Kommunikation hat zu dem Mangel an Speicher beigetragen, den Menschen haben. Computer haben im großen und ganzen unsere Fähigkeit, sich zu erinnern, ersetzt und speichern Informationen in unserem eigenen Gehirn. Ein Beispiel ist, wenn ein Kunde sich nicht daran erinnert, dass Sie etwas in einer E-Mail sagen, zum Beispiel darum bitten, bezahlt zu werden oder herauszufinden, warum die dreitägige Entscheidungsfrist 17 Monate gedauert hat.
Organisation ist der Schlüssel. Als ich meine Designkarriere begann und sowohl freiberuflich als auch in Personalfragen tätig war, erstellte ich für jeden, jeden Auftrag und jedes Projekt einen Jobordner. Ich habe mit der Beschriftung des Ordners begonnen und anschließend einen kurzen kreativen Brief an die Außenseite des Ordners geschrieben. Es hat Folgendes aufgelistet:
- Name des Projekts
- Datum, an dem ich es erhalten habe.
- Datum, an dem das Projekt fällig war
- Wer war an dem Projekt beteiligt, deren Namen, Telefonnummern / Erweiterungen, E-Mail-Adressen?
- Meilensteine für Materialien, die von diesen Menschen benötigt werden.
- Von dort aus schrieb ich im Laufe des Projekts Notizen darüber, was täglich geschah.
- Waren wir pünktlich?
- Wurden Änderungen angefordert und von wem?
- Welche Meilensteine wurden verpasst und von wem?
- Wann Dateien geliefert wurden und an wen.
In diesen Dateiordnern legte ich alle Ausdrucke der Entwurfsphasen, E-Mails von anderen Abteilungen / Personen und alles, was mit dem Projekt zusammenhing, ab. Die meisten meiner Chefs lobten mich dafür, "zu jeder Zeit zu wissen, wo das Projekt war".
Bei einem Arbeitgeber, wo Inkompetenz durch zügelloses gefördert wurde Peter Prinzip , Mir wurde gesagt, meine Aktenordner, "machten Leute nervös."
Natürlich waren die Leute nervös; es hat Leute zur Rechenschaft gezogen. Es ist nicht so, dass die Ordner eingerichtet wurden, um Leute in Verlegenheit zu bringen ... nun, ich gebe zu, dass es ein Teil davon war, weil das Schuldspiel in dieser Firma groß war, und ich mich vor den lügnerischen Fingerzeigern schützen musste, was wirklich wütend machte sie hatten kein Ende, aber es war auch der einzige Weg, um einen Liefertrend von 100% pünktlich zu halten.
Die Tatsache ist, dass diese Ordner von unschätzbarem Wert waren, um zu jonglieren, was manchmal zwei Dutzend Projekte gleichzeitig waren. Multitasking ist nichts anderes als organisiert zu sein, und es gibt Werkzeuge, die man für diese Organisation verwenden kann. Die "Ordner der Beweise und der Schuld", wie mein Vorgesetzter sie nannte, waren von unschätzbarem Wert.
Während dies für mich selbst etwas private Schöpfungen waren, ist es am besten, wenn man ein Projekt, insbesondere auf freiberuflicher Basis, verwaltet, um eine schriftliche Anweisung zu haben, die jeder für seine eigenen Ordner behalten kann, wenn sie eine haben.
Erstellen eines Briefes
Ich habe mir andere kreative Slips im Internet angeschaut und ehrlich gesagt; Ich bin nicht beeindruckt von dem, was ich gesehen habe. Die verfügbaren Beispiele decken nicht genug ab, um den Kunden wirklich über alle Schritte zu informieren, noch über das Ende des Projekts. Hier ein kurzer Bericht, den Sie als Vorlage für Ihr nächstes Projekt verwenden können:
Kontaktinformationen des Kunden / Kunden:
Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse für die Person oder das Team auf der Clientseite.
Projekt:
Titel des Projekts
Hergestellt von:
Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse der Person, die für das interne Projektmanagement verantwortlich ist.
Hintergrund / Überblick:
Detaillierte Beschreibung von allem, was getan werden muss! Fügen Sie unbedingt alles ein, was Ihnen einfällt, so dass jeder Umfangskriech separat berechnet werden kann.
Zeitleiste / Meilensteine:
Startzeit: Datum geht hierhin.
Der Kunde liefert Bilder / Logos für Broschüren, Web-Banner und Websites. Alle Korrekturlesen vom Kunden geliefert.
1. Meilenstein:
Skizzen für das Design aller Komponenten - (Datum einstellen).
Kundenrevisionen / Genehmigung bis (Datum setzen).
Überarbeitete Skizzen geliefert von (Datum setzen).
Kundenrevisionen / Genehmigung bis (Datum setzen).
* Weitere Überarbeitungen werden Meilensteine ändern. Der angepasste Brief wird erneut an den Kunden gesendet.
2. Meilenstein:
Zweitstufendesign - (Datum einstellen).
Kundenrevisionen / Genehmigung bis (Datum setzen).
Überarbeitete Bilder geliefert von (Datum einstellen).
* Weitere Überarbeitungen werden Meilensteine ändern. Der angepasste Brief wird erneut an den Kunden gesendet.
3. Meilenstein:
(Datum einstellen)
Präsentation der fertigen Entwürfe für den Kunden zur Ansicht / Genehmigung.
* Weitere Überarbeitungen werden Meilensteine ändern. Der angepasste Brief wird erneut an den Kunden gesendet.
4. Meilenstein:
(Datum einstellen)
Hochladen oder Zustellung an den Drucker (Datum einstellen).
Zahlungen:
Gebühr: $ (Gesamtgebühr für Projekt)
Kaution: $ (Satzgebühr - sollte ein Drittel bis zur Hälfte des Gesamtpreises sein). Anzahlung fällig zur Startzeit.
1. Meilenstein: $ (Prozentsatz der gesamten Gebühr)
2. Meilenstein: $ (Prozentsatz der gesamten Gebühr)
3. Meilenstein: $ (Prozentsatz der gesamten Gebühr)
4. Meilenstein: $ (idealerweise sollte dies der endgültige Prozentsatz der gesamten Gebühr für das Projekt sein)
* Änderungen über die erste Runde hinaus (weitere Änderungen) werden separat zu einem Satz von $ (Stundensatz) pro Stunde berechnet.
Rechte:
Der Kunde erwirbt alle Rechte an Design / Urheberrecht für die geleistete Arbeit. Die Übertragung des Urheberrechts ist abhängig von der vollständigen Bezahlung.
Dies sind natürlich nur die Grundlagen als Beispiel. Je mehr Sie auflisten, bis ins kleinste Detail, desto mehr werden Sie sich im weiteren Projektverlauf vor "Missverständnissen" schützen. Das größte Problem bei jedem Projekt ist das "Aber ich sagte ..." oder "Ich dachte, das wäre ..." und das immer beliebte "Ich dachte, wir würden das hinzufügen?"
Während ein Vertrag Rechte, Zahlungen und Versprechungen ausspricht, die nur durch gesetzliche Formulierungen gehalten werden, zeigt ein Kreativbrief alle Parteien, wie das Projekt weitergeht und vor allem, wie Zahlungen geleistet werden. Mit einem Vertrag können die Leute es zu Beginn des Projekts sehen, werden es aber erst wieder sehen, wenn Sie damit drohen, sie wegen Vertragsbruch zu verklagen. Der kreative Brief erinnert die Menschen daran, dass Sie nicht umsonst arbeiten werden. Übermäßige Änderungen kosten mehr.
In einem Creative-Schriftsatz müssen jedoch möglicherweise die demografischen Merkmale des Kunden / der Zielgruppe enthalten sein. Obwohl ich es selbst nicht erlebt habe, habe ich von anderen Designern über Kunden gehört, die die Design-Standards eines Projekts festgelegt haben, aber später beklagen, dass die Arbeit ihre Kundenbasis nicht widerspiegelt.
Machen Sie die Sprache klar
Ein Beispiel, das ich über ein Sprachmissverständnis erzählen kann, war ein Firmenpräsident, der das Wort "anspruchsvoll" für ein Designprojekt verwendete. Mit jeder Designskizze würde sie sagen: "Nein, nein, nein! Ich will kultiviert! "
Nach elf Versuchen von "anspruchsvoll", bat ich sie schließlich, mir einige Beispiele zu zeigen, was sie mochte, und ich würde es als Inspiration nehmen. Nachdem sie auf einige Beispiele hingewiesen hatte, wurde mir klar, dass sie falsch lag und ernsthaft verrückt war! Was sie wirklich wollte, war etwas wunderliches. Dies ist ein großartiges und schmerzhaftes Beispiel für Fehlkommunikation, und wie viel Arbeit nur ein Wort - ein Deskriptor - verursachen kann. Ich war bei der Firma beschäftigt, also war es nicht so wichtig, als wäre es eine freiberufliche Aufgabe, was eine Katastrophe gewesen wäre, wenn es eine Pauschalgebühr gewesen wäre. Es war nur eine extreme Zeitverschwendung, und ein Tick, der bei meiner jährlichen Leistungsbeurteilung auftauchte, war: "Ich habe es versäumt, die Wünsche des Präsidenten in elf Runden zu erfüllen."
Dies ist noch etwas, das in den kreativen Brief enthalten sein muss. Wörter können falsch interpretiert oder missbraucht werden. Manchmal benutzen Menschen ihre Hände, um zu beschreiben, was sie wollen, indem sie sie nach oben, unten und seitwärts bewegen, um Größe, Layout oder "Kultiviertheit" zu bestimmen. Ihre Aufgabe als kreative Führung besteht darin, aus dem seltsamen Geplapper herauszukommen Sie meinen es wirklich und legen es in den schriftlichen Brief, so dass es keine zusätzlichen Designrunden gibt, die in Ihre Gebühr schneiden oder Sie von anderen Projekten wegführen.
Demografische Aspekte sind ein weiterer wichtiger Punkt, der für den kreativen Auftrag geklärt werden muss. Wer ist das Zielpublikum? Die Antwort könnte "jeder" sein, und es könnten "18-28 Jahre alte Männer sein, die im Keller ihrer Eltern leben".
Denken Sie daran, diese Fragen zu stellen. Wenn Sie bereit sind, Ihre Aufgabe zu formulieren, um dem Kunden zu präsentieren, werden keine Löcher vorhanden sein, die das Projekt auf der Straße stolpern könnten. Wenn es irgendwelche Löcher oder Missverständnisse gibt, wird die Zeit ... und das Geld aus Ihrem Ende kommen, und das kann sich über ein Jahr zu Tausenden von Dollars addieren.
Wenn Probleme auftreten
Jeder, der Ihnen sagt, dass sie nie ein Problem mit einem Designprojekt hatten, ist entweder ein Lügner oder ein Psychotiker. Es gibt Projekte, die während oder nach Abschluss eines Projekts mit bestimmten Fragen konfrontiert werden. Normalerweise wird es bezahlt, wenn ein Kunde in Frage stellt, wie viel Arbeit tatsächlich geleistet wurde und warum das Projekt mehr als $ 79 kostet.
Ernsthaft, wir lachen über diese Aussage, aber wir alle wissen, dass es wahr ist. In Fällen, in denen Sie sich mit dem Kunden zusammensetzen und alle Aspekte des Projekts durchgehen müssen und einen Nachweis für die von Ihnen verursachten Anforderungen, Änderungen und Kosten erbringen müssen, enthält der Ordner alle Antworten. Natürlich kann der Kunde nicht zustimmen, dass die Antwort, die er in einer E-Mail geschickt hat, dass alle Designs genehmigt sind, wirklich das ist, was sie meinen, aber das führt zu einem anderen Weg - Gericht.
Wenn Sie gezwungen sind, vor Gericht zu gehen oder zu vermitteln, ist die Projektmappe ein legaler Traum - vielleicht ein Orgasmus! Alles schriftlich, an einem Ort und bereit, als Aufzeichnung jedes Schrittes zu präsentieren. Selbst wenn Sie keinen Vertrag haben (Sie sollten einen haben!), Zeigen der Projektordner und das Creative-Dokument Absicht, Übereinstimmung und Schritte an, um das Projekt abzuschließen.
Sie werden auch feststellen, dass kreative Briefs für wiederkehrende Kunden nützlich sind. Im Webdesign ist es wichtig, Kunden zu behalten, um ihre sich ständig ändernden Webanforderungen zu bedienen. Wenn sich die Technologie weiterentwickelt und Unternehmen wachsen, erinnert Sie der ursprüngliche kreative Brief daran, wie der Kunde es vorzieht, mit Ihnen zusammenzuarbeiten. Die Überprüfung vergangener Projektdateien und Kurzbeschreibungen kann Sie auch daran erinnern, wann es an der Zeit ist, einen Kunden zu kontaktieren, um Updates für seine Website bereitzustellen. Es ist ein wunderbares Werkzeug, das für Ihr Unternehmen wertvoll ist. Also, gehen Sie zu Ihrem lokalen Bürobedarfsladen, kaufen Sie einige Dateiordner, entwerfen Sie ein kreatives Briefblatt mit Ihrem Logo darauf, und Sie werden sehen, wie einfach ein großartiger kreativer Brief und ein Projektordner Ihr Leben und Ihr Geschäft machen können.
Verwenden Sie eine kreative Aufgabe? Hat es Ihren Projekten geholfen? Teilen Sie uns Ihre Erfahrungen in den Kommentaren mit.