Trauen Sie sich bei der Erwähnung eines "Briefes"? Es ist nur ein Dokument für Kunden und "Anzüge", oder? Falsch!
Ein Brief hat das Potenzial, der wichtigste Faktor zur Bestimmung Ihrer Gewinnspanne zu sein, was bedeutet, dass Sie sich um sie kümmern sollten.
Die Erstellung eines großartigen Designauftrags erfordert zusätzlichen Aufwand und Zeit, aber ein knapper Auftrag kann einen Designer bis zu 20% der Zeitleiste des Projekts einsparen. Wenn Sie an einem Fixed-Fee-Projekt arbeiten, werden Hunderte, wenn nicht sogar Tausende von Dollar eingespart.
Wenn Sie für Zeit und Material bezahlt werden, dann werden Sie nicht unbedingt Geld verlieren, aber wir alle wissen, wie seelenzerstörend negatives Feedback und ständige Änderungswünsche sein können, alles wegen eines schlechten Briefings. Es verursacht Frustration sowohl für den Designer als auch für den Kunden.
Haben Sie keine Angst, Fragen zu stellen. Fragen Sie so viele wie möglich und fragen Sie weiter, bis Sie sich davon überzeugt haben, dass Sie verstehen, was der Auftrag Ihres Kunden ist. Ein guter Weg, dies zu tun, ist mit einer Briefing-Vorlage, die Sie kennen und vertrauen und die Sie fühlen, hat alle notwendigen Fragen (so dass Sie nicht vergessen, bestimmte zu fragen). Senden Sie die Vorlage nicht einfach per E-Mail an Ihren Kunden. Gehe mit ihnen durch. Besprechen Sie jede Frage und füllen Sie sie sogar aus.
Erklären Sie dem Kunden die Wichtigkeit des Auftrags. Ihre Kunden sind wahrscheinlich auch vielbeschäftigte Leute und daher wissen sie vielleicht nicht, wie wichtig es ist, mehr Zeit für die Erstellung eines Briefes aufzuwenden.
Zusammenarbeiten. Je mehr Personen an einem Designprojekt beteiligt sind (dies kann mehr als eine Person auf der Seite des Kunden umfassen, ebenso wie der Designer, der Account Manager, der Creative Director), desto wichtiger wird die Aufgabe. Stellen Sie sicher, dass Sie alle an dem Briefing mitarbeiten, damit bis zum Zeitpunkt der Genehmigung jeder Beteiligte versteht, was erforderlich ist und was der Auftrag ist.
Schreiben Sie den Brief immer schriftlich. Wenn Sie ein Freiberufler sind, dann mögen Sie diesen vielleicht nicht. Nur eine mündliche Anweisung des Kunden ist oft schneller und einfacher. Bei der Besprechung des Briefes ist es wichtig, dass ein schriftliches Dokument mehr Deckung bietet und Ihre Gewinnspanne schützt. Wenn Sie jemals einen Kunden sagen hören: "Ich glaube, Sie haben missverstanden, was ich meinte" oder "Ich kann mich nicht erinnern, das gesagt zu haben", dann würden Sie wissen, dass die schriftliche Anweisung die einzige Option ist.
Haben Sie eine kurze, an einem Ort. Der beste Weg, dies zu erklären, ist ein Szenario. Ich bin sicher, dass viele von Ihnen das schon einmal erlebt haben: Der Klient gibt eine schriftliche Anweisung und Sie treffen sich (oder Skype), um darüber zu diskutieren. Cool - du weißt was sie wollen. Ein paar Tage später erhalten Sie eine E-Mail mit ein paar Updates. Dann ruft der Client an, um etwas anderes zu ändern. Sie sind jetzt eine Woche in dem Projekt, und die schriftliche Anweisung, die Sie erhalten haben, ist veraltet, und das Nachverfolgen der Telefonanrufe und E-Mail-Konversationen wird verwirrend. Was war der Auftrag, den der Kunde genehmigt hat? Wenn Sie den Auftrag an einem Ort aufbewahren, an dem die gesamte Kommunikation dokumentiert ist, können Sie das Projekt auf Kurs halten und Konflikte auf ein Minimum reduzieren.
Leg deinen Brief in die Cloud. Das Kommentieren eines PDFs oder das Verfolgen von Änderungen in Microsoft Word wird unordentlich. Lange E-Mail-Trails und vergessene Unterhaltungen sind noch unordentlicher. Du bist ein Webdesigner, also nutze das Internet für deine Slips. Es erhöht Ihre Produktivität, die Produktivität Ihres Kunden und Ihr Endergebnis.
Briefs werden niemals der "aufregende" Teil des Webdesigns oder irgendein kreativer Prozess sein. Die Zeit, die man braucht, um einen Brief richtig zu entwickeln und ihm die nötige Sorgfalt zu geben, bis hin zur endgültigen Genehmigung, führt jedoch zu mehreren Dingen:
Klingt einfach, oder? Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um über Ihren Briefing-Prozess nachzudenken. Könnte es verbessert werden? Verschwenden Sie Zeit und Geld wegen schlechter oder fauler Unterhosen? Die Zeit, um Ihren Briefing-Prozess zu verbessern, ist jetzt.
Wie verwalten Sie Ihre Briefs? Verwenden Sie formelle Dokumente? Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen.
Ausgewähltes Bild / Vorschaubild, Briefing Bild über Shutterstock.